Welke vergunningen en wettelijke verplichtingen heb je nodig bij het starten van een hotel of B&B?
Als je een horecabedrijf start, dan heb je te maken met het verkrijgen van de juiste vergunningen en een aantal wettelijke verplichtingen, zoals een horecavergunning zodat je alcohol mag schenken, maar ook bijvoorbeeld een bouwvergunning als er daadwerkelijk aan de buitenkant (en soms binnenkant) iets veranderd of een gebruiksvergunning voor de brandveiligheid van het gebouw. Hieronder zie je een overzicht van vergunningen en wettelijke verplichtingen waar je bij het starten van een (kleinschalig) hotel of een Bed & Breakfast mee te maken krijgt. Let wel op: per locatie/accommodatie type kan dit verschillen, dus doe zeker nog even meer onderzoek!
Omgevingsvergunning
Als je een pand wilt bouwen of verbouwen om er een hotel van te maken, heb je een omgevingsvergunning nodig. Deze vergunning dekt onder meer:
Bouwactiviteiten: Voor het bouwen of verbouwen van het pand.
Afwijken van het bestemmingsplan: Als het pand niet binnen de bestaande bestemming valt, moet je toestemming krijgen om hiervan af te wijken.
Brandveiligheid: Het pand moet voldoen aan brandveiligheidsnormen.
Exploitatievergunning
In veel gemeenten heb je een exploitatievergunning nodig om een horecabedrijf te mogen exploiteren. Of dit ook voor jouw hotel of B&B geldt, hangt af van de plaatselijke regels en van wat je precies aanbiedt.
Een kleinschalige B&B waar alleen ontbijt aan eigen gasten wordt geserveerd, kan anders worden beoordeeld dan een hotel met een openbaar restaurant, bar of evenementenruimte.
De voorwaarden staan meestal in de Algemene Plaatselijke Verordening, oftewel de APV, van de gemeente.
Alcoholvergunning (voorheen: drank- en horecavergunning)
Wil je alcohol schenken of verkopen aan je gasten? Dan heb je meestal een alcoholvergunning nodig. Deze vergunning heette vroeger de drank- en horecavergunning.
Voor het verkrijgen van een alcoholvergunning gelden verschillende voorwaarden.
Zo moeten eigenaren en leidinggevenden doorgaans:
minimaal 21 jaar zijn;
beschikken over een diploma of certificaat Sociale Hygiëne;
ingeschreven staan in het Register Sociale Hygiëne;
voldoen aan de eisen die de Alcoholwet aan leidinggevenden stelt.
Ook de inrichting van de ruimte waar alcohol wordt geschonken moet aan bepaalde voorwaarden voldoen.
Schenk je alleen af en toe een glas wijn bij een arrangement of zet je een minibar op de hotelkamer? Ga er dan niet automatisch vanuit dat je geen vergunning nodig hebt. Bespreek dit met de gemeente.
Brandveiligheid
Een hotel of B&B moet altijd brandveilig zijn. Gasten slapen in een voor hen onbekend gebouw en moeten bij brand snel en veilig naar buiten kunnen.
Welke voorzieningen nodig zijn, hangt onder andere af van het gebouw, het aantal kamers en het aantal personen dat er kan overnachten. Ga er niet vanuit dat een pand brandveilig genoeg is omdat het eerder als woning, kantoor of horecazaak werd gebruikt. Logies kan andere en strengere eisen met zich meebrengen. Check dit op tijd!
Milieuvergunning of melding
Afhankelijk van de milieubelasting van je hotel of Bed en Breakfast (zoals energieverbruik, afvalproductie en geluidsoverlast), moet je mogelijk een milieuvergunning aanvragen of een melding doen bij de gemeente.
Terrasvergunning
Als je een terras wilt plaatsen voor je hotel (of Bed en Breakfast), bijvoorbeeld voor een restaurant of bar, is een aparte terrasvergunning nodig.
Vergunning voor nachtregister
Kunnen er mensen bij jou overnachten? Dan ben je verplicht een nachtregister bij te houden waarin de gegevens van gasten worden vastgelegd.
De gemeente kan onder andere vragen om:
de naam en woonplaats van de hoofdboeker;
het aantal gasten;
de aankomst- en vertrekdatum;
het aantal overnachtingen;
het soort identiteitsbewijs dat is getoond.
Controleer bij je eigen gemeente welke gegevens je precies moet vastleggen en hoe lang je het register moet bewaren.
Reclamevergunning
Als je reclame-uitingen zoals een uithangbord, lichtreclame of andere reclame in de openbare ruimte wilt plaatsen, heb je mogelijk een reclamevergunning nodig.
Andere zaken die je moet regelen:
Melding bij de Kamer van Koophandel (KvK)
Je moet je hotels of Bed en Breakfast inschrijven bij de Kamer van Koophandel. De KvK koppelt je bedrijf automatisch aan de Belastingdienst.
HACCP / hygiënecode
Bied je ontbijt, lunch, diner of andere etenswaren aan? Dan moet je je levensmiddelenbedrijf registreren bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, de NVWA.
Daarnaast moet je aantoonbaar veilig en hygiënisch werken. Dat kan met:
een eigen voedselveiligheidsplan op basis van HACCP; of
een goedgekeurde hygiënecode voor de horeca.
Een aparte HACCP-training is niet wettelijk verplicht. Je moet wel kunnen aantonen dat jij en eventuele medewerkers voldoende kennis hebben om veilig met voedsel te werken.
Ook moet je gasten correct informeren over de veertien wettelijk vastgestelde allergenen. Denk hierbij niet alleen aan de ingrediënten van het ontbijt, maar ook aan kruisbesmetting tijdens opslag, bereiding en uitgifte.
Personeel, RI&E en BHV
Neem je personeel in dienst? Dan krijg je te maken met de Arbowet. Als werkgever moet je onder andere:
een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen;
een plan van aanpak maken;
bedrijfshulpverlening organiseren;
één of meerdere bhv’ers aanwijzen;
een preventiemedewerker aanwijzen;
zorgen voor veilige arbeidsomstandigheden;
medewerkers informeren en instrueren;
een basiscontract afsluiten met een arbodienst of bedrijfsarts.
Werk je volledig alleen, zonder werknemers? Dan gelden niet alle werkgeversverplichtingen op dezelfde manier. Toch blijft het belangrijk om te weten hoe je bij brand, een ongeval of een medische noodsituatie handelt. Je bent tenslotte verantwoordelijk voor de veiligheid van je gasten.
Legionella-beheersplan
Voor hotels & Bed en Breakfast met een eigen watervoorziening is een legionella-risicoanalyse verplicht.
Muzieklicenties
Draai je muziek in de receptie, ontbijtzaal, bar, wellnessruimte of hotelkamers? Dan kan een muzieklicentie nodig zijn. Ook een persoonlijk abonnement op een streamingdienst geeft meestal geen toestemming om muziek zakelijk af te spelen.
De benodigde toestemming en vergoeding regel je doorgaans via Buma/Stemra en Sena. Dat geldt ook voor achtergrondmuziek, livemuziek en optredens van een dj.
Waar begin je?
De hoeveelheid regels kan overweldigend voelen. Je hoeft gelukkig niet alles tegelijk uit te zoeken. Begin met deze vijf stappen:
Beschrijf precies wat je wilt aanbieden, inclusief het aantal kamers, gasten, maaltijden en eventuele alcohol.
Controleer of het plan binnen het omgevingsplan past.
Bespreek je initiatief met de gemeente.
Doe de vergunningcheck via het Omgevingsloket.
Maak een planning van alle benodigde onderzoeken, meldingen en vergunningaanvragen.
Begin hier zo vroeg mogelijk mee. Vergunningprocedures, aanvullende onderzoeken en aanpassingen aan een ontwerp kunnen maanden kosten. Leg afspraken met de gemeente bovendien schriftelijk vast. Dan kun je later altijd terugvinden wat is besproken.
Wij hebben zelf ervaren hoeveel tijd het scheelt wanneer je vergunningen, brandveiligheid en voedselveiligheid al tijdens de concept- en ontwerpfase meeneemt. Zo voorkom je dat je mooie plannen later alsnog moet aanpassen.
Wil je een hotel of B&B starten en weet je niet goed waar je moet beginnen? Via Studio Nachtkwartier helpen we startende hospitalityondernemers om hun idee te vertalen naar een haalbaar en onderscheidend concept. We denken mee over de gast, het aanbod, de indeling en de stappen die nodig zijn om van een droom een echt bedrijf te maken.
Let op: dit artikel geeft een algemeen overzicht. De regels kunnen veranderen en verschillen per gemeente, locatie en accommodatie. Controleer daarom altijd de actuele eisen bij jouw gemeente, het Omgevingsloket en de betrokken toezichthouders.
Op het Omgevingsloket, een website van de overheid, kun je heel specifiek zoeken naar welke vergunningen je nodig hebt als je bijvoorbeeld wil verbouwen.
Neem contact op met de gemeente waarin je het hotel wilt starten voor specifieke vereisten en advies. Het is ook verstandig om juridische en fiscale ondersteuning te zoeken om zeker te zijn van naleving van alle regelgeving. Dit heeft ons in veel gevallen veel tijd gescheeld en de mogelijkheid gegeven om zaken extra goed voor te bereiden voor we vergunningen gingen aanvragen.
